Política de Privacidad y Tratamiento de Datos

Objeto y Alcance

Esta Política regula el tratamiento de datos personales realizado por dbcloudCO, marca comercial operada por una persona natural domiciliada en Colombia.

Aplica a datos de visitantes, prospectos, clientes, proveedores, contratistas, aliados, usuarios de formularios, participantes de reuniones, usuarios de futuras aplicaciones y demás personas cuyos datos sean tratados en el desarrollo de servicios tecnológicos, comerciales, contractuales, administrativos, de soporte o seguridad.

La identificación completa del prestador no se publica de forma abierta por razones de seguridad y minimización. Será suministrada en contratos, propuestas, facturas, cuentas de cobro u otros documentos privados cuando resulte legal o contractualmente necesario.

Responsable y Encargado del Tratamiento

dbcloudCO actuará como Responsable del Tratamiento cuando determine directamente las finalidades y medios aplicables a datos de prospectos, clientes, proveedores, contratistas, visitantes, formularios, comunicaciones, facturación y operación propia.

dbcloudCO actuará como Encargado del Tratamiento cuando procese datos por cuenta de un cliente que decida sobre dichos datos, por ejemplo durante servicios de soporte, administración de infraestructura, bases de datos, monitoreo, migraciones, análisis de logs o desarrollo tecnológico.

Cuando actúe como Encargado, dbcloudCO tratará la información conforme a instrucciones documentadas, el contrato, los acuerdos de confidencialidad y las obligaciones legales aplicables.

Marco Normativo Aplicable

Esta Política se interpreta principalmente conforme a la legislación colombiana sobre protección de datos personales, comercio electrónico y derechos de los consumidores.

Cuando dbcloudCO ofrezca servicios a titulares ubicados en España u otra jurisdicción, podrán aplicar adicionalmente normas imperativas de privacidad, protección al consumidor o comercio electrónico de esa jurisdicción. En esos casos se podrán utilizar anexos contractuales o avisos adicionales.

Datos Personales Recolectados

4.1 Datos de identificación y contacto

• Nombre y apellidos.
• Correo electrónico.
• Teléfono.
• Empresa, cargo o función.
• Ciudad y país cuando resulte necesario.
• Documento de identificación únicamente cuando sea necesario para contratación, facturación o validación.

4.2 Datos comerciales y contractuales

• Solicitudes, propuestas, cotizaciones y órdenes de servicio.
• Historial de comunicaciones, reuniones y aprobaciones.
• Datos de facturación, pagos, retenciones y comprobantes.
• Información necesaria para administrar la relación comercial.

4.3 Datos del formulario web

• Nombre.
• Correo.
• Teléfono, cuando sea suministrado.
• Empresa o sitio web.
• Servicio solicitado.
• Mensaje enviado.
• Aceptación de privacidad.
• Preferencia opcional de comunicaciones comerciales.

4.4 Datos técnicos y de seguridad

• Dirección IP.
• Fecha y hora.
• Navegador, sistema operativo y dispositivo.
• Registros de seguridad, errores, accesos y actividad.
• Información necesaria para prevenir abuso, spam, fraude o ataques.

4.5 Datos técnicos entregados por clientes

• Logs y métricas.
• Configuraciones de infraestructura.
• Diagramas y documentación.
• Capturas de errores.
• Credenciales temporales o tokens, cuando sean estrictamente necesarios.
• Información contenida en bases de datos, archivos, respaldos o tickets.

Fuentes de la Información

Los datos podrán obtenerse:

• Directamente del titular.
• Mediante formularios, correo, teléfono, reuniones o plataformas freelance.
• A través de contratos, propuestas, facturas o documentos comerciales.
• Por instrucciones de un cliente que actúe como Responsable.
• Desde sistemas, aplicaciones o infraestructura autorizados por el cliente.
• Mediante cookies o tecnologías similares, según las preferencias aplicables.
• Desde fuentes públicas o legítimamente accesibles, cuando la ley lo permita.

Finalidades del Tratamiento

• Responder solicitudes y contactar prospectos.
• Preparar propuestas, cotizaciones y contratos.
• Prestar consultoría, soporte, monitoreo, desarrollo y administración tecnológica.
• Gestionar tickets, incidentes, reuniones, evidencias y entregables.
• Validar identidad, acceso, autorizaciones y seguridad.
• Facturar, recaudar, conciliar pagos y cumplir obligaciones fiscales.
• Prevenir fraude, spam, abuso, ataques y usos ilegales.
• Conservar trazabilidad de aprobaciones, cambios y actuaciones.
• Atender consultas, reclamos, auditorías y requerimientos de autoridades.
• Defender derechos de dbcloudCO o de terceros.
• Mejorar el sitio, productos y servicios.
• Enviar comunicaciones comerciales cuando exista autorización o base legal aplicable.

Cualquier finalidad nueva que requiera autorización será informada antes de iniciar el tratamiento.

Tratamiento de Información Técnica del Cliente

El cliente declara que cuenta con autorización para compartir la información técnica suministrada y que ha aplicado medidas de minimización o anonimización cuando sea posible.

dbcloudCO utilizará dicha información únicamente para prestar el servicio, documentar actuaciones, prevenir incidentes, cumplir instrucciones autorizadas o ejercer defensa jurídica.

El cliente deberá evitar incluir datos personales innecesarios en logs, capturas, tickets, archivos, respaldos o bases de datos entregados para soporte.

Los accesos deberán ser temporales, revocables y con privilegios mínimos siempre que la arquitectura lo permita.

Inteligencia Artificial

dbcloudCO podrá utilizar herramientas de inteligencia artificial para análisis, clasificación, automatización, documentación, desarrollo, soporte o generación de contenido.

• Solo se enviarán a proveedores de IA los datos necesarios para la finalidad autorizada.
• Se evitará introducir credenciales, secretos o datos sensibles sin autorización y controles adecuados.
• Cuando un proveedor externo intervenga, podrá actuar como Encargado o Responsable independiente según sus condiciones.
• Los resultados de IA pueden contener errores y requieren revisión humana antes de decisiones relevantes.
• El cliente deberá informar si sus políticas internas prohíben o restringen el uso de IA.

Cuando el uso de IA implique tratamiento internacional, almacenamiento, entrenamiento, conservación o reutilización de datos por un tercero, dicha condición deberá revisarse y documentarse antes del uso.

Cookies, Analítica y Tecnologías Similares

El sitio podrá utilizar cookies esenciales para seguridad, funcionamiento y conservación de preferencias.

Las cookies analíticas, publicitarias o de seguimiento —incluyendo herramientas como Google Analytics, Meta Pixel, Firebase, Google Ads, Microsoft Clarity o tecnologías equivalentes— solo deberán activarse cuando hayan sido implementadas, informadas y exista el consentimiento requerido.

El usuario podrá aceptar, rechazar o modificar sus preferencias respecto de tecnologías no esenciales.

Los detalles sobre categoría, proveedor, finalidad, duración y gestión se publicarán en una Política de Cookies independiente antes de activar herramientas no esenciales.

Servicios de Terceros y Proveedores

dbcloudCO podrá utilizar proveedores de:

• hosting y dominios;
• infraestructura cloud;
• correo;
• almacenamiento;
• monitoreo;
• analítica;
• inteligencia artificial;
• autenticación;
• pagos y facturación;
• plataformas freelance;
• soporte, colaboración y control de versiones.

Entre los proveedores actuales o potenciales pueden encontrarse HostGator, Hostinger, GitHub, AWS, Google, Meta, Apple, Microsoft, Datadog, Cloudflare, pasarelas de pago y otros proveedores especializados.

La lista efectiva dependerá del servicio contratado y deberá mantenerse actualizada cuando se incorporen herramientas que traten datos personales.

Transmisiones y Transferencias Nacionales e Internacionales

dbcloudCO podrá transmitir datos a proveedores que los procesen por su cuenta o transferirlos a terceros que determinen sus propias finalidades, únicamente cuando exista una base jurídica, autorización o excepción aplicable.

Cuando se utilicen servicios ubicados fuera de Colombia, podrán realizarse transmisiones o transferencias internacionales. dbcloudCO procurará aplicar medidas contractuales, técnicas y organizacionales razonables según el proveedor, el país, la información y el riesgo.

Los clientes que actúen como Responsables deberán informar restricciones regulatorias particulares antes de autorizar el tratamiento internacional.

Datos Sensibles y Datos de Menores

dbcloudCO no solicita datos sensibles ni datos de menores para la prestación ordinaria de sus servicios.

El tratamiento excepcional de datos sensibles requerirá necesidad, autorización o una excepción legal aplicable. El titular no está obligado a autorizar su tratamiento.

Los servicios están dirigidos principalmente a empresas, profesionales, emprendedores y organizaciones. No se recolectan intencionalmente datos de niños, niñas o adolescentes.

Si se detectan datos de menores entregados sin autorización válida, dbcloudCO podrá bloquearlos, eliminarlos o conservarlos temporalmente cuando sea necesario para seguridad, evidencia o cumplimiento legal.

Autorización y Bases Aplicables

Cuando la ley exija autorización, esta deberá ser previa, expresa e informada y podrá obtenerse mediante:

• formularios y casillas de aceptación;
• correo electrónico;
• firma electrónica o digital;
• contratos, propuestas u órdenes de servicio;
• aceptación en plataformas;
• configuración de preferencias de cookies;
• otros mecanismos que permitan demostrar la decisión del titular.

También podrán tratarse datos cuando exista una obligación legal, ejecución contractual, requerimiento de autoridad, protección de intereses legítimos permitidos o cualquier otra base reconocida por la normativa aplicable.

dbcloudCO conservará evidencia de la autorización cuando sea técnica y razonablemente posible.

Derechos del Titular

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
• Solicitar prueba de la autorización, cuando proceda.
• Ser informado sobre el uso de sus datos.
• Acceder gratuitamente a los datos tratados.
• Solicitar supresión o revocatoria cuando sea procedente.
• Oponerse a marketing o tratamientos no obligatorios.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Ejercer derechos adicionales cuando aplique una legislación extranjera obligatoria.

La supresión no procederá cuando exista obligación legal, fiscal, contractual, probatoria, de seguridad, prevención de fraude, auditoría o defensa jurídica que exija conservar la información.

Procedimiento para Consultas y Reclamos

Las solicitudes se enviarán a support@dbcloudco.com.co con el asunto “Solicitud de datos personales”.

La solicitud deberá contener:

• nombre del titular;
• descripción clara de la solicitud;
• correo para recibir respuesta;
• información suficiente para validar identidad;
• soportes y representación, cuando aplique.

15.1 Consultas

Se atenderán dentro de los términos establecidos por la Ley 1581 de 2012. Cuando no sea posible responder dentro del término inicial, se informará la causa y la nueva fecha legalmente permitida.

15.2 Reclamos

Los reclamos incompletos podrán ser requeridos para subsanación. Una vez recibidos de forma completa, se tramitarán dentro de los términos legales y se registrará la condición de reclamo en trámite cuando proceda.

Conservación, Retención y Eliminación

Los datos se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades informadas y las obligaciones legales, contractuales, fiscales, contables, probatorias, de seguridad o auditoría.

Los periodos podrán variar según el tipo de dato, servicio, contrato, proveedor y jurisdicción aplicable.

Cuando desaparezca la finalidad y no exista deber de conservación, la información podrá ser eliminada, anonimizada, bloqueada o destruida conforme a las capacidades técnicas y ciclos de respaldo.

Cuando exista una cuenta de usuario, se habilitará un mecanismo de eliminación conforme a la documentación de la aplicación. Determinados datos podrán conservarse para facturación, fraude, seguridad, auditoría o defensa jurídica.

Seguridad de la Información e Incidentes

dbcloudCO aplicará medidas administrativas, técnicas y organizacionales razonables para reducir riesgos de:

• acceso no autorizado;
• pérdida o destrucción;
• alteración o uso indebido;
• divulgación o circulación no autorizada;
• fraude, abuso o incidentes de seguridad.

Ningún sistema es completamente invulnerable. La seguridad también depende de clientes, usuarios, proveedores, credenciales, dispositivos, configuraciones y actualizaciones externas.

Cuando ocurra un incidente que afecte datos personales, dbcloudCO evaluará el alcance, aplicará medidas de contención, conservará evidencia y realizará las comunicaciones o reportes exigidos por la normativa aplicable.

Aplicaciones Móviles y Tiendas Digitales

Si dbcloudCO desarrolla u opera una aplicación publicada en Apple App Store o Google Play, se deberá:

• publicar una política accesible dentro de la aplicación y en la tienda;
• declarar datos recopilados y compartidos por la app y sus SDK;
• informar finalidades, seguridad y retención;
• justificar permisos solicitados;
• implementar eliminación de cuenta cuando corresponda;
• mantener coherencia entre código, proveedores y declaraciones públicas.

Las declaraciones deberán revisarse cada vez que se agregue, cambie o elimine un SDK, permiso o proveedor.

Decisiones Automatizadas y Perfilamiento

dbcloudCO podrá utilizar automatizaciones para priorización, detección de fraude, clasificación de solicitudes, soporte, monitoreo o generación de recomendaciones.

No se adoptarán decisiones con efectos jurídicos o significativamente perjudiciales basadas exclusivamente en sistemas automatizados sin revisión humana cuando la normativa aplicable exija dicha intervención.

El titular podrá solicitar información adicional sobre una decisión automatizada cuando corresponda legalmente.

Marketing y Comunicaciones Comerciales

dbcloudCO podrá enviar información comercial, técnica o informativa cuando exista autorización, relación previa o base jurídica aplicable.

El titular podrá solicitar la suspensión de comunicaciones comerciales mediante el correo support@dbcloudco.com.co.

La revocatoria de marketing no impide comunicaciones necesarias sobre contratos, seguridad, soporte, facturación o cambios legales.

Datos de Terceros Entregados por el Cliente

Quien entregue datos de terceros declara que cuenta con autorización, base jurídica e información suficiente para hacerlo.

El cliente será responsable de informar a sus titulares cuando dbcloudCO actúe como Encargado y de impartir instrucciones lícitas, claras y documentadas.

dbcloudCO podrá rechazar información excesiva, sensible, ilegal o innecesaria para el servicio.

Registro Nacional de Bases de Datos

dbcloudCO realizará la inscripción o actualización de bases de datos ante el Registro Nacional de Bases de Datos únicamente cuando se encuentre legalmente obligado según su naturaleza, activos, condiciones y normas vigentes.

La inexistencia de obligación de inscripción no elimina los demás deberes de protección, seguridad, atención de titulares y responsabilidad demostrada.

Modificaciones a la Política

dbcloudCO podrá actualizar esta Política por cambios legales, técnicos, comerciales, de proveedores, productos, seguridad o tratamiento de datos.

Los cambios materiales se comunicarán mediante el sitio, correo u otro mecanismo razonable cuando corresponda.

La versión publicada indicará su fecha de actualización. Cuando una nueva finalidad requiera autorización, esta se solicitará antes de iniciar el tratamiento correspondiente.

Contacto para Protección de Datos

La identificación completa del prestador será suministrada de forma privada cuando sea necesaria para validar una solicitud, contrato, factura, reclamación o requerimiento legal.